AAK Årsredovisning 2020

AAK Årsredovisning 2020 120 Kontrollmiljö AAK:s organisation är utformad för att möjliggöra ett snabbt beslutsfattande. Operativa beslut fattas därför på affärsområdes- eller dotterföretagsnivå, medan beslut om strategier, förvärv och övergripande finansiella frågor fattas av bolagets styrelse och koncernledning. Organisationen präglas av en tydlig ansvarsfördelning samt väl fungerande och inarbetade styr- och kontrollsystem, vilka omfattar samtliga enheter inom AAK. Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av en övergripande kontrollmiljö där organisation, beslutsvägar, befogen­ heter och ansvar har dokumenterats och kommu- nicerats i styrande dokument, till exempel i AAK:s finanspolicy, råvaruinköpspolicy samt manual för den finansiella rapporteringen och i den attestordning som VD fastställer. AAK:s ekonomifunktioner är integrerade genom ett gemensamt konsolideringssystem samt gemensam redovisningsinstruktion. Koncernens ekonomi har ett nära och väl fungerande samarbete med dotterföretagens controllers avseende bokslut och rapportering. Som en komplettering till den interna kontrollen utförs enligt en särskild plan genom koncernens centrala ekonomifunktion i samarbete med en oberoende extern internationell revisionsbyrå på roterande basis en årlig granskning av några enheter i koncernen. AAK har valt att inte etablera en särskild gransknings- funktion (internrevision) då ovan nämnda funktioner väl fyller denna uppgift. Samtliga AAK:s dotterföretag rapporterar månadsvis. Rapporteringen utgör grunden för koncernens konsoliderade finansiella rapportering. Inom varje legal enhet finns en ansvarig controller som svarar för respektive affärsområdes ekonomiska styrning och för att de finansiella rapporterna är korrekta, kompletta och levereras i tid inför koncern- rapporteringen. Riskbedömning och riskhantering AAK-koncernen är genom sin internationella närvaro utsatt för ett antal olika risker. Riskhanteringen inom koncernen styrs av fastlagda policyer och rutiner, vilka årligen revideras av AAK:s styrelse. Risker relaterade till råvara styrs av koncernens råvaruinköpspolicy. Valuta-, ränte- och likviditetsrelaterade risker styrs främst av AAK:s finanspolicy. I koncernens kreditpolicy fastställs hanteringen av kredit- och kontraktsrisker. En effektiv riskhantering förenar den operativa affärsutvecklingen med ägarnas och andra intressenters krav på kontroll och en långsiktigt god värdeutveckling. Riskhante- ringen syftar till att minimera risker men också till att säkerställa att möjligheter tillvaratas på bästa sätt. Riskhanteringen omfattar följande riskområden: stra- tegiska risker med avseende på marknad och bransch, kommersiella, operativa och finansiella risker, efter- levnad av externa och interna regelverk samt finansiell rapportering. Huvudkomponenterna i riskarbetet är identifiering, värdering, hantering, rapportering, uppfölj- ning och kontroll. För ytterligare information kring AAK:s riskhantering se not 3. Kontrollaktiviteter De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras via bolagets kontrollaktiviteter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. Hanteringen sker både genom manuella kontroller i form av till exempel avstämningar och inventeringar, automatiska kontroller genom IT-systemen samt genom generella kontroller i den underliggande IT-miljön. Detaljerade ekonomiska analyser av resultat samt uppföljning mot budget och prognoser kompletterar de verksamhetsspecifika kontrollerna och ger en övergripande bekräftelse på rapporteringens kvalitet. Information och kommunikation För att säkerställa fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen, har koncernen riktlinjer för information och kommunikation som syftar till att relevant och väsentlig information ska utbytas inom verksamheten, såväl inom respektive enhet som till och från ledning och styrelse. Policyer, handböcker och arbetsbeskrivningar avseende den finansiella processen kommuniceras mellan ledning och personal och finns att tillgå elektroniskt och/eller i tryckt form. Styrelsen får via revisionsutskottet regelbundet återkoppling avseende den interna kontrollen. För att säkerställa att den externa informationsgivningen blir korrekt och fullständig, har AAK en av styrelsen fastställd informationspolicy vilken anger vad som ska kommuniceras, av vem och på vilket sätt.