AAK Årsredovisning 2018

113 affärsfrågor samt resultat, kassaflöde och balansräkning för sina respektive enheter. Affärsområdena är i sin tur organiserade i olika sektorer med ansvar för löpande affärsfrågor. Styrningen sker genom internstyrelser som sammanträder fyra gånger per år. AAK:s VD är ordförande vid mötena. Andra befattningshavare är adjungerade vid behov. I samtliga länder där AAK har dotterföretag finns en legal landschef. Landschefens uppgift är bland annat att representera AAK gentemot myndigheter i landet, samordning av driftplats, orga- nisation och koncerngemensamma processer/projekt samt att säkerställa att koncerngemensamma riktlinjer efterlevs. För varje sådant land har en medlem av koncernledningen utsetts med ett övergripande ansvar för verksamheten. Denne är överordnad landschefen och fungerar i de flesta fall som styrelseordförande i de lokala legala styrelserna. Styrelsens beskrivning av den interna kontrollen och riskhanteringen avseende den finansiella rapporteringen Bolagets styrelse ansvarar för AAK:s interna kontroll vars övergripande syfte är att skydda ägarnas investe- ring och bolagets tillgångar. Styrelsen ska i ett särskilt avsnitt i denna bolagsstyrningsrapport lämna en beskrivning av hur den interna kontrollen och riskhan- teringen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad. Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen är en process som involverar styrelse, koncernledning och personal. Processen har utformats för att utgöra en försäkran om tillförlitligheten i den externa rapporteringen. Enligt allmänt accepterade ramverk som etablerats för detta ändamål, beskrivs den interna kontrollen vanligen ur fem olika aspekter, vilka beskrivs nedan. Kontrollmiljön är basen för internstyrning och kontroll. Riskbedömning och riskhantering innebär att ledningen är medveten om och själv har bedömt och analyserat risker och hot i verksamheten. Kontrollaktiviteter är de åtgärder och rutiner som ledningen utformat för att förebygga uppkomsten av fel respektive upptäcka och åtgärda inträffade fel. För att enskilda arbetsuppgifter ska kunna utföras på ett tillfredsställande sätt krävs att personalen i en organi- sation har tillgång till aktuell och relevant information. Den sista modulen i modellen avser uppföljning av den interna styrningen och kontrollens utformning och effektivitet. Kontrollmiljö AAK:s organisation är utformad för att möjliggöra ett snabbt beslutsfattande. Operativa beslut fattas därför på affärsområdes- eller dotterföretagsnivå, medan beslut om strategier, förvärv och övergripande finansiella frågor fattas av bolagets styrelse och koncernledning. Organisationen präglas av en tydlig ansvarsfördelning samt väl fungerande och inarbetade styr- och kontroll- system, vilka omfattar samtliga enheter inom AAK. Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av en övergri- pande kontrollmiljö där organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar har dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument, till exempel i AAK:s finanspolicy, råvaruinköpspolicy samt manual för den finansiella rapporteringen och i den attestordning som VD fastställer. AAK:s ekonomifunktioner är inte- grerade genom ett gemensamt konsolideringssystem samt gemensam redovisningsinstruktion. Koncernens ekonomifunktion har ett nära och väl fungerande samarbete med dotterföretagens controllers avseende bokslut och rapportering. Som en komplettering till den interna kontrollen utförs enligt en särskild plan genom koncernens centrala ekonomifunktion i samarbete med en oberoende extern internationell revisionsbyrå på roterande basis en årlig granskning av några enheter i koncernen. AAK har valt att inte etablera en särskild granskningsfunktion (internrevision) då ovan nämnda funktioner väl fyller denna uppgift. Samtliga AAK:s dotterföretag rapporterar månadsvis. Rapporteringen utgör grunden för koncer- nens konsoliderade finansiella rapportering. Inom varje legal enhet finns en ansvarig controller som svarar för respektive affärsområdes ekonomiska styrning och för att de finansiella rapporterna är korrekta, kompletta och levereras i tid inför koncernrapporteringen.