AAK årsredovisning 2017

Kontrollmiljö AAK:s organisation är utformad för att möjliggöra ett snabbt beslutsfattande. Operativa beslut fattas därför på affärsområdes- eller dotterföretagsnivå, medan beslut om strategier, förvärv och |YHUJULSDQGH ¿QDQVLHOOD IUnJRU IDWWDV DY ERODJHWV VW\UHOVH RFK koncernledning. Organisationen präglas av en tydlig ansvarsfördel- ning samt väl fungerande och inarbetade styr- och kontrollsystem, vilka omfattar samtliga enheter inom AAK. %DVHQ I|U GHQ LQWHUQD NRQWUROOHQ DYVHHQGH GHQ ¿QDQVLHOOD rapporteringen utgörs av en övergripande kontrollmiljö där organi- sation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar har dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument, till exempel i AAK:s ¿QDQVSROLF\ UnYDUXLQN|SVSROLF\ VDPW PDQXDO I|U GHQ ¿QDQVLHOOD rapporteringen och i den attestordning som VD fastställer. AAK:s ekonomifunktioner är integrerade genom ett gemensamt konsolide- ringssystem samt gemensam redovisningsinstruktion. Koncernens ekonomi har ett nära och väl fungerande samarbete med dotterfö- retagens controllers avseende bokslut och rapportering. 6RP HQ NRPSOHWWHULQJ WLOO GHQ LQWHUQD NRQWUROOHQ XWI|UV HQOLJW HQ särskild plan genom koncernens centrala ekonomifunktion i samar- bete med en oberoende extern internationell revisionsbyrå på roterande basis en årlig granskning av några enheter i koncernen. AAK har valt att inte etablera en särskild granskningsfunktion (internrevision) då ovan nämnda funktioner väl fyller denna uppgift. 6DPWOLJD $$. V GRWWHUI|UHWDJ UDSSRUWHUDU PnQDGVYLV 5DSSRUWH - ULQJHQ XWJ|U JUXQGHQ I|U NRQFHUQHQV NRQVROLGHUDGH ¿QDQVLHOOD UDSSRUWHULQJ ,QRP YDUMH OHJDO HQKHW ¿QQV HQ DQVYDULJ FRQWUROOHU som svarar för respektive affärsområdes ekonomiska styrning RFK I|U DWW GH ¿QDQVLHOOD UDSSRUWHUQD lU NRUUHNWD NRPSOHWWD RFK levereras i tid inför koncernrapporteringen. Riskbedömning och riskhantering AAK-koncernen är genom sin internationella närvaro utsatt för ett antal olika risker. Riskhanteringen inom koncernen styrs av fastlagda policyer och rutiner, vilka årligen revideras av AAK:s styrelse. Risker relaterade till råvara styrs av koncernens råvaru- inköpspolicy. Valuta-, ränte- och likviditetsrelaterade risker styrs IUlPVW DY $$. V ¿QDQVSROLF\ , NRQFHUQHQV NUHGLWSROLF\ IDVWVWlOOV hanteringen av kredit- och kontraktsrisker. En effektiv riskhantering förenar den operativa affärsutvecklingen med ägarnas och andra intressenters krav på kontroll och en långsiktigt god värdeutveck- ling. Riskhanteringen syftar till att minimera risker men också till att säkerställa att möjligheter tillvaratas på bästa sätt. Riskhanteringen omfattar följande riskområden: strategiska risker med avseende Sn PDUNQDG RFK EUDQVFK NRPPHUVLHOOD RSHUDWLYD RFK ¿QDQVLHOOD ULVNHU HIWHUOHYQDG DY H[WHUQD RFK LQWHUQD UHJHOYHUN VDPW ¿QDQVLHOO UDSSRUWHULQJ +XYXGNRPSRQHQWHUQD L ULVNDUEHWHW lU LGHQWL¿HULQJ värdering, hantering, rapportering, uppföljning och kontroll. För \WWHUOLJDUH LQIRUPDWLRQ NULQJ $$. V ULVNKDQWHULQJ VH QRW Kontrollaktiviteter 'H ULVNHU VRP LGHQWL¿HUDWV DYVHHQGH GHQ ¿QDQVLHOOD UDSSRUWHULQJHQ hanteras via bolagets kontrollaktiviteter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. Hante- ringen sker både genom manuella kontroller i form av till exempel avstämningar och inventeringar, automatiska kontroller genom IT-systemen samt genom generella kontroller i den underliggande IT-miljön. Detaljerade ekonomiska analyser av resultat samt uppföljning mot budget och prognoser kompletterar de verksam- KHWVVSHFL¿ND NRQWUROOHUQD RFK JHU HQ |YHUJULSDQGH EHNUlIWHOVH Sn rapporteringens kvalitet. Information och kommunikation )|U DWW VlNHUVWlOOD IXOOVWlQGLJKHW RFK ULNWLJKHW L GHQ ¿QDQVLHOOD rapporteringen, har koncernen riktlinjer för information och kommu- nikation som syftar till att relevant och väsentlig information ska utbytas inom verksamheten, såväl inom respektive enhet som till och från ledning och styrelse. Policyer, handböcker och arbets- EHVNULYQLQJDU DYVHHQGH GHQ ¿QDQVLHOOD SURFHVVHQ NRPPXQLFHUDV PHOODQ OHGQLQJ RFK SHUVRQDO RFK ¿QQV DWW WLOOJn HOHNWURQLVNW RFK HOOHU L WU\FNW IRUP 6W\UHOVHQ InU YLD UHYLVLRQVXWVNRWWHW UHJHOEXQGHW återkoppling avseende den interna kontrollen. För att säkerställa att den externa informationsgivningen blir korrekt och fullständig, har AAK en av styrelsen fastställd informationspolicy vilken anger vad som ska kommuniceras, av vem och på vilket sätt. Uppföljning Effektiviteten i processen för riskbedömning och genomförandet av kontrollaktiviteterna följs upp kontinuerligt. Uppföljningen omfattar både formella och informella rutiner som används av de ansvariga på varje nivå. Rutinerna inbegriper uppföljning av resultat mot EXGJHW RFK SODQHU DQDO\VHU RFK Q\FNHOWDO 6W\UHOVHQ HUKnOOHU PnQDGVYLV UDSSRUWHU RP NRQFHUQHQV ¿QDQVLHOOD VWlOOQLQJ RFK utveckling. Vid varje styrelsemöte behandlas bolagets ekonomiska situation och ledningen analyserar månatligen den ekonomiska rapporteringen på detaljnivå. Revisionsutskottet följer vid sina sammanträden upp den ekono- miska redovisningen och får rapport från revisorerna avseende deras iakttagelser. Policydokument AAK har ett antal policyer för koncernens verksamhet och dess medarbetare. Bland dessa märks till exempel följande: Etisk policy Koncernens etiska riktlinjer har utarbetats i syfte att klarlägga koncernens grundläggande inställning i etiska frågor såväl inom koncernen som externt mot kunder och leverantörer. Finanspolicy .RQFHUQHQV ¿QDQVIXQNWLRQ DUEHWDU HIWHU HQ DY VW\UHOVHQ DQWDJHQ instruktion som ger ramar för hur koncernens verksamhet ska ¿QDQVLHUDV VDPW KXU WLOO H[HPSHO YDOXWD RFK UlQWHULVNHU VND hanteras. Informationspolicy Koncernens informationspolicy är ett dokument som beskriver koncernens generella principer för informationsgivning. Miljöpolicy Koncernens miljöpolicy ger riktlinjer för miljöarbetet inom koncernen.