AAK Årsredovisning 2016

83 fördelning samt väl fungerande och inarbetade styr- och kontroll- system, vilka omfattar samtliga enheter inom AAK. %DVHQ I|U GHQ LQWHUQD NRQWUROOHQ DYVHHQGH GHQ ¿QDQVLHOOD UDS - porteringen utgörs av en övergripande kontrollmiljö där organisa- tion, beslutsvägar, befogenheter och ansvar har dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument, till exempel i AAK:s ¿QDQVSROLF\ UnYDUXLQN|SVSROLF\ VDPW PDQXDO I|U GHQ ¿QDQVLHOOD rapporteringen och i den attestordning som VD fastställer. AAK:s ekonomifunktioner är integrerade genom ett gemensamt konsolide- ringssystem samt gemensam redovisningsinstruktion. Koncernens ekonomi har ett nära och väl fungerande samarbete med dotter- företagens controllers avseende bokslut och rapportering. Som en komplettering till den interna kontrollen utförs enligt en särskild plan genom koncernens centrala ekonomifunktion i samarbete med en oberoende extern internationell revisionsbyrå på roterande basis en årlig granskning av några enheter i koncer- nen. AAK har valt att inte etablera en särskild granskningsfunktion (internrevision) då ovan nämnda funktioner väl fyller denna uppgift. Samtliga AAK:s dotterföretag rapporterar månadsvis. Rapporte- ULQJHQ XWJ|U JUXQGHQ I|U NRQFHUQHQV NRQVROLGHUDGH ¿QDQVLHOOD UDS - SRUWHULQJ ,QRP YDUMH OHJDO HQKHW ¿QQV HQ DQVYDULJ FRQWUROOHU VRP svarar för respektive affärsområdes ekonomiska styrning och för DWW GH ¿QDQVLHOOD UDSSRUWHUQD lU NRUUHNWD NRPSOHWWD RFK OHYHUHUDV L tid inför koncernrapporteringen. Riskbedömning och riskhantering AAK-koncernen är genom sin internationella närvaro utsatt för ett antal olika risker. Riskhanteringen inom koncernen styrs av fastlagda policyer och rutiner, vilka årligen revideras av AAK:s styrelse. Risker relaterade till råvara styrs av koncernens råvaru- inköpspolicy. Valuta-, ränte- och likviditetsrelaterade risker styrs IUlPVW DY $$. V ¿QDQVSROLF\ , NRQFHUQHQV NUHGLWSROLF\ IDVWVWlOOV hanteringen av kredit- och kontraktsrisker. En effektiv riskhantering förenar den operativa affärsutvecklingen med ägarnas och andra intressenters krav på kontroll och en långsiktigt god värdeutveck- ling. Riskhanteringen syftar till att minimera risker men också till att säkerställa att möjligheter tillvaratas på bästa sätt. Riskhanteringen omfattar följande riskområden: strategiska risker med avseende Sn PDUNQDG RFK EUDQVFK NRPPHUVLHOOD RSHUDWLYD RFK ¿QDQVLHOOD ULVNHU HIWHUOHYQDG DY H[WHUQD RFK LQWHUQD UHJHOYHUN VDPW ¿QDQVLHOO UDSSRUWHULQJ +XYXGNRPSRQHQWHUQD L ULVNDUEHWHW lU LGHQWL¿HULQJ värdering, hantering, rapportering, uppföljning och kontroll. För ytterligare information kring AAK:s riskhantering se not 3. Kontrollaktiviteter 'H ULVNHU VRP LGHQWL¿HUDWV DYVHHQGH GHQ ¿QDQVLHOOD UDSSRUWHULQJHQ hanteras via bolagets kontrollaktiviteter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. Hante- ringen sker både genom manuella kontroller i form av till exempel avstämningar och inventeringar, automatiska kontroller genom IT-systemen samt genom generella kontroller i den underliggande IT-miljön. Detaljerade ekonomiska analyser av resultat samt upp- följning mot budget och prognoser kompletterar de verksamhets- VSHFL¿ND NRQWUROOHUQD RFK JHU HQ |YHUJULSDQGH EHNUlIWHOVH Sn rapporteringens kvalitet. Information och kommunikation )|U DWW VlNHUVWlOOD IXOOVWlQGLJKHW RFK ULNWLJKHW L GHQ ¿QDQVLHOOD rapporteringen, har koncernen riktlinjer för information och kom- munikation som syftar till att relevant och väsentlig information ska utbytas inom verksamheten, såväl inom respektive enhet som till och från ledning och styrelse. Policyer, handböcker och arbets- EHVNULYQLQJDU DYVHHQGH GHQ ¿QDQVLHOOD SURFHVVHQ NRPPXQLFHUDV PHOODQ OHGQLQJ RFK SHUVRQDO RFK ¿QQV DWW WLOOJn HOHNWURQLVNW RFK eller i tryckt form. Styrelsen får via revisionsutskottet regelbundet återkoppling avseende den interna kontrollen. För att säkerställa att den externa informationsgivningen blir korrekt och fullständig, har AAK en av styrelsen fastställd informationspolicy vilken anger vad som ska kommuniceras, av vem och på vilket sätt. Uppföljning Effektiviteten i processen för riskbedömning och genomförandet av kontrollaktiviteterna följs upp kontinuerligt. Uppföljningen omfattar både formella och informella rutiner som används av de ansvariga på varje nivå. Rutinerna inbegriper uppföljning av resultat mot bud- get och planer, analyser och nyckeltal. Styrelsen erhåller månads- YLV UDSSRUWHU RP NRQFHUQHQV ¿QDQVLHOOD VWlOOQLQJ RFK XWYHFNOLQJ Vid varje styrelsemöte behandlas bolagets ekonomiska situation och ledningen analyserar månatligen den ekonomiska rapporte- ringen på detaljnivå. Revisionsutskottet följer vid sina sammanträden upp den eko- nomiska redovisningen och får rapport från revisorerna avseende deras iakttagelser. Policydokument AAK har ett antal policyer för koncernens verksamhet och dess medarbetare. Bland dessa märks till exempel följande: Etisk policy Koncernens etiska riktlinjer har utarbetats i syfte att klarlägga koncernens grundläggande inställning i etiska frågor såväl inom koncernen som externt mot kunder och leverantörer. Finanspolicy .RQFHUQHQV ¿QDQVIXQNWLRQ DUEHWDU HIWHU HQ DY VW\UHOVHQ DQWDJHQ instruktion som ger ramar för hur koncernens verksamhet ska ¿QDQVLHUDV VDPW KXU WLOO H[HPSHO YDOXWD RFK UlQWHULVNHU VND hanteras. Informationspolicy Koncernens informationspolicy är ett dokument som beskriver koncernens generella principer för informationsgivning. 0LOM|SROLF\ Koncernens miljöpolicy ger riktlinjer för miljöarbetet inom koncernen.