AAK Årsredovisning 2016

81 Styrelsen uppfyller därmed kravet i Koden på att minst två av de styrelseledamöter som är oberoende av bolaget och bolagsled- ningen även ska vara oberoende av bolagets större aktieägare. Mikael Ekdahl fungerar som styrelsens sekreterare. Tillämpning och resultatet av mångfaldspolicyn framgår av bolagets hemsida i Valberedningens motiverade yttrande avseende förslag till styrelse i AAK AB (publ.). Arbetsordning Styrelsens arbetsordning med instruktioner för arbetsfördelning mellan styrelse och VD och för ekonomisk rapportering, uppdate- ras och fastställs årligen. Vid styrelsens sammanträden avhandlas, förutom den ekonomiska rapporteringen och uppföljningen av den löpande affärsverksamheten och lönsamhetsutvecklingen, mål, strategier för affärsverksamheten, förvärv och väsentliga investe- ringar samt ärenden gällande kapitalstrukturen. Affärsområdes- chefer och andra ledande befattningshavare redogör löpande för affärsplaner och strategiska frågeställningar. Ersättnings- och revisionsfrågor bereds inom respektive utskott. Styrelsen konstituerar sig vid ett styrelsemöte som hålls direkt efter årsstämman. Vid detta möte fastställs även styrelsens arbetsord- ning jämte instruktion för VD samt utskottsinstruktioner och andra interna styrinstrument. Den nuvarande styrelsen konstituerade sig den 11 maj 2016, vid vilket möte samtliga styrelseledamöter var närvarande. Styrelseordförande Vid årsstämman den 11 maj 2016 valdes Melker Schörling till sty- relsens ordförande. Styrelseordförandens roll är att leda styrelsens arbete och tillse att styrelsen fullgör sitt uppdrag. Ordföranden följer verksamhetens utveckling i dialog med VD och ansvarar för att övriga ledamöter fortlöpande får den information som krävs för att styrelsearbetet ska kunna utövas med upprätthållen kvalitet och i enlighet med aktiebolagslagen och andra tillämpliga lagar och förordningar, bolagsordningen samt styrelsens arbetsordning. Ordföranden ansvarar för att styrelsen fortlöpande fördjupar sina kunskaper om bolaget, att det sker en utvärdering av styrelsens ar- bete samt att valberedningen får del av denna bedömning. Vidare är ordföranden även delaktig i utvärdering och utvecklingsfrågor avseende koncernens ledande befattningshavare. Styrelsearbetet 2016 Under året har styrelsen sammanträtt åtta gånger. Samtliga affärsområdeschefer har redogjort för affärsområdenas mål och affärsstrategier. Styrelsen har behandlat frågor relaterade till per- sonal och organisation. Beslut har fattats avseende investeringar och förvärv samt avyttringar. Andra områden som har avhandlats är koncernens arbete med råvaruförsörjning, riskhantering samt bolagets strategi för kapitalstruktur och upplåning. Närvaro vid styrelse- och utskottsmöten under 2016 Ledamot Styrelse Revisionsutskott Ersättningsutskott Antal möten 8 5 1 Marianne Kirkegaard 7 Lillie Li Valeur 8 5 Märta Schörling Andreen 8 3 Arne Frank 8 Leif Håkansson 8 Melker Schörling 8 1 Ulrik Svensson 8 5 1 Annika Westerlund 8 För upplysningar om styrelsens ledamöter, se sid 28–29. Arvode till styrelsens ledamöter Enligt årsstämmans beslut uppgick det totala styrelsearvodet till 2.580.000 kr att fördelas mellan ledamöterna enligt följande: 650.000 kr till ordförande och 320.000 kr till var och en av övriga bolagsstämmovalda ledamöter som inte är anställda i bolaget. Ord- förande i revisionsutskottet har erhållit 250.000 kr och ledamöterna 125.000 kr vardera. Ordförande för ersättningsutskottet har erhållit 100.000 kr och ledamoten 50.000 kr. Bolagets VD, styrelsens sekreterare och arbetstagarrepresentanterna erhåller ej något arvode utöver ersättning för kostnader i samband med styrelse- arbete. För övriga upplysningar om ersättningar till styrelsens ledamöter hänvisas till sid 64. Utvärdering av VD Styrelsen utvärderar fortlöpande VD:s och bolagsledningens arbete och kompetens. Detta behandlas minst en gång per år utan närvaro av representanter från bolagsledningen. Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare Årsstämman 2016 beslutade om principerna för ersättning till ledande befattningshavare. Principerna för ersättning till AAK:s ledande befattningshavare är utformade för att säkerställa att AAK ur ett internationellt perspektiv kan erbjuda en marknadsmässig och konkurrenskraftig kompensation för att attrahera och behålla NYDOL¿FHUDGH PHGDUEHWDUH 'HQ WRWDOD HUVlWWQLQJHQ WLOO OHGDQGH befattningshavare ska bestå av fast grundlön, årlig variabel lön, pension, bilförmån samt avgångsvederlag. Den fasta lönen ska vara individuellt differentierad utifrån ansvar och prestation samt ska fastställas utifrån marknadsmässiga principer och revideras årligen. Utöver fast årslön ska de ledande befattningshavarna även kunna erhålla variabel lön, vilken ska ha ett förutbestämt tak och baseras på utfallet i förhållande till årligen fastställda mål. Målen ska vara relaterade till företagets resultat och även kunna kopplas till det individuella ansvarsområdet. Den årliga variabla GHOHQ VND PD[LPDOW NXQQD XSSJn WLOO DY GHQ IDVWD O|QHQ Utöver nämnda rörliga ersättning kan tillkomma från tid till annan beslutade aktie- eller aktiekursrelaterade incitamentsprogram vilka ska beslutas av bolagsstämman. Pensionsrätt för ledande befatt- ningshavare ska gälla från tidigast 60 års ålder. Pensionsplanerna för de ledande befattningshavarna ska antingen vara förmåns- eller avgiftsbestämda, eller en kombination därav. Vid uppsägning från bolagets sida ska uppsägningstiden för VD och de övriga ledande EHIDWWQLQJVKDYDUQD YDUD WROY PnQDGHU YDUYLG UlWW VND NXQQD ¿QQDV till avgångsvederlag med ett förutbestämt tak motsvarande tolv månadslöner. För egna uppsägningar ska normalt en uppsägnings- tid om sex månader gälla och inget avgångsvederlag utgå. Dessa riktlinjer ska omfatta de personer som under den tid riktlinjerna gäller ingår i koncernledningen. Riktlinjerna gäller för avtal som ingås efter årsstämmans beslut, samt för det fall ändringar görs i EH¿QWOLJD DYWDO HIWHU GHQQD WLGSXQNW 6W\UHOVHQ VND KD UlWW DWW IUnQJn ULNWOLQMHUQD RP GHW L HWW HQVNLOW IDOO ¿QQV VlUVNLOGD VNlO I|U GHW Styrelsens utskott Inom styrelsen behandlas revisions- och ersättningsfrågor i utskott, vilka ska bereda uppkomna ärenden och förelägga styrelsen förslag till beslut. Utskottens arbetsuppgifter och arbetsordning fastläggs av styrelsen i skriftliga instruktioner som utgör en del av styrelsens arbetsordning.